Ab dem 1. Januar 2025 treten neue Regelungen für die steuerliche Berücksichtigung von Tages- und Nächtigungsgeldern bei Dienstreisen in Kraft. Diese Änderungen bringen unter anderem höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen mit sich. Gleichzeitig bleiben einige Grundprinzipien unverändert, die bei der Abrechnung von Dienstreisen zu beachten sind. Hier eine leicht verständliche Übersicht der neuen Regelungen.
Für Dienstreisen im Inland gelten ab 2025 folgende Pauschalen:
| Leistung | Bis 31.12.2024 | Ab 01.01.2025 |
|---|---|---|
| Tagesgeld (24 Stunden) | 26,40 EUR | 30,00 EUR |
| Nächtigungsgeld | 15,00 EUR | 17,00 EUR |
Anstelle des Pauschalbetrags für Nächtigungsgelder können auch die tatsächlichen Übernachtungskosten, beispielsweise Hotelrechnungen, steuerlich geltend gemacht werden. Dabei gibt es keine Deckelung: Die abzugsfähigen Kosten können höher als das Nächtigungsgeld sein, sofern sie nachgewiesen werden können.
Details zur Berechnung der Tagesgelder
- Volle Tagespauschale: Für eine Reisedauer von 24 Stunden können 30 EUR steuerfrei angesetzt werden.
- Teilpauschale: Ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden ist für jede angefangene Reisestunde ein Zwölftel des Tagesgeldes (2,50 EUR) abzugsfähig.
- Obergrenze: Auch wenn höhere tatsächliche Verpflegungskosten anfallen, dürfen diese nicht geltend gemacht werden.
Vorsteuerabzug bei Inlandreisen
Für ausschließlich betrieblich veranlasste Reisen im Inland besteht die Möglichkeit, aus den pauschalen Tages- und Nächtigungsgeldern anteilige Vorsteuerbeträge herauszurechnen. Hierbei ist wie folgt vorzugehen:
- Bruttobeträge ansetzen: Tages- und Nächtigungsgelder werden als Bruttobeträge betrachtet.
- Steuersatz anwenden: Die darin enthaltene Vorsteuer wird mit einem Steuersatz von 10 % herausgerechnet.
- Geltungsbereich: Der Vorsteuerabzug ist ausschließlich bei Reisen innerhalb Österreichs zulässig (§ 13 UStG).
Wann liegt eine betrieblich veranlasste Reise vor?
Eine Reise wird steuerlich als betrieblich veranlasst anerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Entfernung vom Tätigkeitsmittelpunkt: Der Steuerpflichtige entfernt sich mindestens 25 km von seiner Betriebsstätte.
- Reisedauer: Die Reise dauert mehr als 3 Stunden.
- Kein neuer Tätigkeitsmittelpunkt: Am Zielort wird kein langfristiger Tätigkeitsmittelpunkt begründet.
Wann wird ein neuer Tätigkeitsmittelpunkt begründet?
Ein Tätigkeitsmittelpunkt entsteht, wenn sich der Steuerpflichtige über eine gewisse Anfangsphase hinaus an einem Ort oder in einem Einsatzgebiet aufhält. Ab diesem Zeitpunkt handelt es sich nicht mehr um eine Reise, und es kann kein Verpflegungsmehraufwand (Tagesgeld) geltend gemacht werden.
Anfangsphasen für Tagesgelder
- Durchgehende Tätigkeit (z. B. Mo–Fr): Maximal 5 Tage Tagesgeld. Nach einer Pause von 6 Monaten beginnt die Zählung erneut.
- Regelmäßige Tätigkeit (z. B. wöchentlich): Ebenfalls maximal 5 Tage, mit derselben Regel für die Pause von 6 Monaten.
- Unregelmäßige Tätigkeit: Maximal 15 Tage pro Kalenderjahr. Diese Anfangsphase wird jährlich neu berechnet.
Wird die Anfangsphase überschritten, gilt der Ort als Tätigkeitsmittelpunkt, und Tagesgelder können nicht mehr angesetzt werden.
Mehrere Tätigkeitsmittelpunkte und Einsatzgebiete
Wenn sich die Tätigkeit auf zwei oder mehrere Orte erstreckt, wird davon ausgegangen, dass diese Orte oder das gesamte Gebiet einen neuen Tätigkeitsmittelpunkt bilden. In solchen Fällen handelt es sich nicht um Reisen.
Beispiele für Tätigkeitsmittelpunkte
- Einzelne Orte: Ein Monteur, der regelmäßig an einem bestimmten Ort arbeitet, begründet dort einen Tätigkeitsmittelpunkt.
- Einsatzgebiete: Außendienstmitarbeiter, Gebietsvertreter oder Rauchfangkehrer, die ein gesamtes Gebiet bereisen, begründen einen Tätigkeitsmittelpunkt für dieses Einsatzgebiet.
Innerhalb eines solchen Tätigkeitsmittelpunkts oder Einsatzgebiets ist die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen ausgeschlossen. Der Aufenthalt wird als regelmäßige Tätigkeit und nicht als Reise gewertet.