Im Außendienst zu arbeiten, bedeutet oft lange Fahrten, teure Übernachtungen und jede Menge Verpflegungsaufwand. Doch zum Glück gibt es die Vertreterpauschale, die Mitarbeitern im Außendienst als steuerfreier Betrag zur Verfügung steht und ihre berufsbedingten Aufwendungen ausgleicht.
Doch was verbirgt sich dahinter genau? Wie funktioniert sie und welche Vorteile bringt sie mit sich? In diesem Blogartikel nehmen wir die Vertreterpauschale genauer unter die Lupe und zeigen Ihnen, wie Sie als Arbeitnehmer im Außendienst von dieser steuerlichen Vergünstigung profitieren können.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist die Vertreterpauschale?
- Wo trage ich die Vertreterpauschale ein?
- Wer bekommt eine Berufsgruppenpauschale?
- Wie wird die Vertreterpauschale berechnet?
- Was ist der Zweck der Pauschale?
- Wann steht mir die Vertreterpauschale zu?
- Kann ich zusätzlich weitere Werbekosten absetzen?
Was ist die Vertreterpauschale?
Die Vertreterpauschale ist eine sogenannte Berufsgruppenpauschale und dient dazu, Arbeitnehmern im Außendienst einen steuerfreien Betrag zur Verfügung zu stellen, der ihre berufsbedingten Aufwendungen ausgleicht.
Die Vertreterpauschale soll dabei möglichst genau die tatsächlichen Kosten abbilden, die den Beschäftigten bei der Ausübung ihrer Außendiensttätigkeit entstehen, beispielsweise für Reisen, Verpflegung und Übernachtungen im Zuge von Kundenbesuchen, der Durchführung von Verkaufsveranstaltungen oder anderen Tätigkeiten außerhalb des Büros.
Um dies zu gewährleisten, orientiert sich die Berufsgruppenpauschale an den durchschnittlichen Kosten, die für die jeweilige Berufsgruppe und Tätigkeit typisch sind.
Wo trage ich die Vertreterpauschale ein?
In der ArbeitnehmerInnenveranlagung. Durch die ANV, umgangssprachlich auch Steuerausgleich genannt, können Sie Geld vom österreichischen Finanzamt zurückholen. Dabei handelt es sich um Beträge, die Sie im vergangenen Jahr zu viel an Steuern (Lohnsteuer) und Sozialversicherungsbeiträgen bezahlt haben. Ebenso ist es möglich, den Alleinverdiener- bzw. Alleinerzieherabsetzbetrag erstattet zu bekommen. In vielen Fällen umfasst die Gutschrift einen dreistelligen Euro-Betrag.
Wer bekommt eine Berufsgruppenpauschale?
Beim Steuerausgleich können Sie verschiedene Beiträge und Kosten geltend machen, die sich auf die Höhe Ihrer Steuergutschrift auswirken. Dazu zählen auch Werbungskosten.
Es handelt sich hierbei um Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Ausübung einer nichtselbstständigen Berufstätigkeit entstehen und die dem Erwerb, der Sicherung oder der Erhaltung der Einnahmen dienen. Diese beruflich veranlassten Aufwendungen können Fahrtkosten zur Arbeit, Arbeitskleidung, Fachliteratur oder Fortbildungen sein. Auch unfreiwillige Ausgaben, die in Zusammenhang mit der beruflichen Ausübung stehen, dürfen unter bestimmten Voraussetzungen als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Der Begriff „Werbung“ bezieht sich hierbei nicht auf klassische Werbungsaufwände, sondern nur auf beruflich veranlasste Ausgabe. Für bestimmte Berufsgruppen sieht das Einkommensteuerrecht die Möglichkeit vor, eine spezielle Werbungskostenpauschale geltend zu machen. Eingeschlossen sind unter anderem Artisten, Bühnendarsteller, Filmschauspieler, Fernsehschaffende, Journalisten, Musiker, Forstarbeiter, Hausbesorger und auch Vertreter.
Wie wird die Vertreterpauschale berechnet?
Die Berechnung basiert grundsätzlich auf den tatsächlich angefallenen Kosten im Zusammenhang mit der Außendiensttätigkeit. Es gibt jedoch bestimmte Höchstbeträge, die in den gesetzlichen Regelungen festgelegt sind.
Die Verordnung zum Einkommensteuergesetz sieht vor, dass Vertreter bei nichtselbstständigen Einkünften einen vereinheitlichten Steuerabzug von 5 % der Bemessungsgrundlage, höchstens jedoch 2.190,00 € jährlich, anstelle des üblichen Werbungskostenpauschalbetrages geltend machen können.
Übrigens: Bis zum Kalenderjahr 2018 wurde der Steuerfreibetrag für Vertreter nicht durch Kostenersätze nach § 26 EStG des Arbeitgebers, wie Tagesgeld oder Kilometergeld, gekürzt. Ein Urteil des VfGH (Verfassungsgerichtshof) hob diese Ausnahme jedoch auf, sodass auch Vertreter die entsprechenden Erstattungen berücksichtigen müssen.
Ein Beispiel aus der Praxis zur Veranschaulichung der rechtlichen Vorgaben:
Ein Vertreter ermittelt seine Werbungskostenpauschale mit € 2.190 pro Jahr. Allerdings erhält er vom Arbeitgeber oder Dienstgeber zusätzlich ein Taggeld in Höhe von jährlich € 1.300. Dieses Taggeld muss nun vom Einheitsbeitrag abgezogen werden, sodass sich – Stand heute – ein Betrag von 890 € ergibt. Da die Werbungskostenpauschale nun geringer ist, fällt die Steuergutschrift des Vertreters entsprechend niedriger aus.
Was ist der Zweck der Pauschale?
Der Hauptzweck der Vertreterpauschale besteht darin, die steuerliche Abwicklung für Mitarbeiter im Außendienst und deren Arbeitgeber zu vereinfachen. Durch die Pauschale können die angefallenen Kosten für Reisen, Verpflegung und Unterkunft ohne umfangreiche Einzelnachweise abgegolten werden. Dies erleichtert den Verwaltungsaufwand erheblich, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber.
Ein weiterer Zweck der Vertreterpauschale ist die gerechte Entschädigung für zusätzliche Kosten, die Außendienstmitarbeitern im Rahmen ihrer beruflichen Aufgaben entstehen können. Da diese Beschäftigten oft lange Strecken zurücklegen, um Kunden zu besuchen oder Verkaufsveranstaltungen durchzuführen, haben sie in der Regel höhere Ausgaben als Dienstnehmer, die ausschließlich im Büro arbeiten. Der Steuerfreibetrag hilft, diese zusätzlichen Kosten angemessen auszugleichen und somit die Attraktivität von Außendiensttätigkeiten zu erhöhen.
Darüber hinaus soll die Vertreterpauschale dazu beitragen, Missbrauch und Steuerhinterziehung zu verhindern. Indem sie die tatsächlichen Kosten nur bis zu einem bestimmten Höchstbetrag abdeckt, werden Arbeitnehmer dazu angehalten, ihre beruflichen Ausgaben im Rahmen zu halten. Gleichzeitig werden Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Vertreterpauschale korrekt zu dokumentieren, um Steuerprüfungen und etwaige Sanktionen zu vermeiden.
Wann steht mir die Vertreterpauschale zu?
Um in Österreich Anspruch auf die Vertreterpauschale zu haben, müssen Sie in einem Arbeitsverhältnis stehen. Das bedeutet, dass Sie als Arbeitnehmer tätig sind und einen Arbeitsvertrag mit einem Arbeitgeber haben.
Eine weitere Voraussetzung für den Anspruch ist, dass Sie als Mitarbeiter überwiegend Vertretertätigkeit ausüben. Beachten Sie jedoch, dass nicht jede Funktion, die gelegentlich außerhalb des Büros stattfindet, automatisch zur Vertreterpauschale berechtigt. Ihre Aufgabe muss dem Zweck der Anbahnung sowie des Abschlusses von Geschäften und der Kundenbetreuung dienen. Nach der Rechtsprechung des VwGH ist für die Bestimmung des Begriffs “Vertreter” auf die Verkehrsauffassung abzustellen. Es muss von der Gesamtarbeitszeit mehr als die Hälfte im Außendienst verbracht werden.
Zur Vertretertätigkeit gehören sowohl die Tätigkeit im Außendienst als auch die für konkrete Aufträge erforderliche Tätigkeit im Innendienst des Unternehmens. Diese Innendienste, wie beispielsweise die Erstellung von Kundenrechnungen oder Angeboten, sollten aber stets dem eigentlichen Ziel untergeordnet sein, nämlich der Akquise von Aufträgen.
Hinweis: Um die Pauschale in Anspruch zu nehmen, musste bis vor einiger Zeit insgesamt mehr als die Hälfte im Außendienst verbracht werden. Im Zuge der COVID-19-Pandemie wurde diese Regel bezüglich der Gesamtarbeitszeit für Vertreter jedoch temporär gelockert.
Für die Inanspruchnahme benötigen Sie eine Bestätigung des Arbeitgebers, die er beim zuständigen Finanzamt vorlegen muss. In dieser Bestätigung ist zu bestätigen, dass der Arbeitnehmer die notwendigen Bedingungen für die Gewährung des Steuerfreibetrags für Außendienstmitarbeiter erfüllt hat.
Kann ich zusätzlich weitere Werbekosten absetzen?
Nein, das ist nicht möglich. Zusätzlich zum Pauschalbetrag dürfen keine weiteren Werbungskosten geltend gemacht werden. Dies betrifft auch außerordentliche Werbungskosten. Fallen höhere Werbungskosten an, können Sie anstelle des Pauschalbetrages die tatsächlichen Werbungskosten anführen.
Achtung: Auch wenn die Vertreterpauschale dazu dient, die Abrechnung von berufsbedingten Kosten zu vereinfachen, müssen Sie dennoch in der Lage sein, die erforderlichen Kosten auf Nachfrage nachzuweisen.
Bewahren Sie darum sämtliche Belege auf, die Ihre in Zusammenhang mit der Funktion im Außendienst entstandenen Kosten dokumentieren. Dabei kann es sich unter anderem um Fahrtenbuchaufzeichnungen, Tankbelege, Hotelrechnungen oder Quittungen für Verpflegungsaufwendungen handeln.
Profitieren Sie von der Vertreterpauschale!
Wir hoffen, dass wir Ihre wichtigsten Fragen beantworten und Ihnen weiterhelfen konnten. Denn die Vertreterpauschale ist eine nicht zu vernachlässigende steuerliche Erleichterung für Beschäftigte im Außendienst. Durch sie wird nicht nur der Verwaltungsaufwand für Arbeitnehmer und Arbeitgeber reduziert, sondern auch eine gerechte Entschädigung für zusätzliche Kosten geboten. Es lohnt sich darum, die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Vertreterpauschale zu prüfen und diese in der ANV zu beantragen.
